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Notarielle Beglaubigung: Wie läuft sie ab und wann ist sie notwendig?
Was ist eine notarielle Beglaubigung überhaupt?
Die notarielle Beglaubigung ist eine offizielle Bescheinigung, welche die Echtheit von Dokumenten, Urkunden und Unterschriften bestätigt. Auch eine Abschrift, also eine Vervielfältigung oder Kopie eines Schriftstücks, kann durch eine Beglaubigung beim Notar auf ihre Echtheit bestätigt werden.
Wichtig: Der Notar beglaubigt lediglich die Echtheit der Ab- oder Unterschrift – der Inhalt des Dokuments wird dabei nicht auf seine Rechtmäßigkeit überprüft. Soll dahingehend eine intensive Prüfung und Beratung erfolgen, wird dies als notarielle Beurkundung bezeichnet.
Wie wählt man den richtigen Notar aus?
Notare sind dazu verpflichtet, unparteiisch und unabhängig zu agieren und zu beraten. Damit der Termin beim Notar problemlos und zufriedenstellend verläuft, sollte bei der Auswahl eines geeigneten Notars auf einige Aspekte wertgelegt werden:
- Der Notar sollte sich in naher Umgebung befinden und gut erreichbar sein.
- Er sollte eine zeitnahe Verfügbarkeit für den Termin aufweisen.
- Er sollte vertrauenswürdig sein und sich ausreichend Zeit nehmen, Fragen zu klären.
- Er sollte Erfahrung und entsprechende fachliche Kompetenz besitzen.
- Der Notar sollte juristische Fachbegriffe verständlich erklären.
- Er sollte entsprechende Fort- und Weiterbildungen besucht haben, um sich an der aktuellen Gesetzeslage orientieren zu können.
Selbstverständlich sind auch eine gute und kompetente Beratung sowie das Gefühl von gegenseitigem Vertrauen entscheidende Auswahlkriterien für die Entscheidung für oder gegen einen bestimmten Notar.
Tipp: Durch Weiterempfehlungen und Erfahrungswerten von Dritten lässt es sich meist am besten herausfinden, ob ein Notar zufriedenstellende Arbeit leistet. Beratercheck.online hat für Sie 20 gute Notare im Großraum München herausgesucht, bei denen Sie sich auf eine gute Qualität und Betreuung verlassen können. Falls die Suche nach einem Notar besonders schwerfällt, hilft auch die Bundesnotarkammer sowie die Landesnotarkammer weiter.
In welchen Fällen wird eine notarielle Beglaubigung nötig?
Notwendig wird eine notarielle Beglaubigung in erster Linie bei Anmeldungen oder Eintragungen in die öffentlichen Register. Vor allem der Immobilienbereich erfordert häufig eine notarielle Beglaubigung. Erforderlich kann diese beispielsweise bei folgenden Dokumenten sein:
- Private Verträge
- Zeugnisse
- Vollmachten zur Grundstücksverwertung
- Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister
- Eintragung in das Grundbuch
- Hypotheken- und Grundschuldbestellungen
- Abtretungen
- Pfandentlassungen
- Löschungsbewilligungen
- Auflassungsvormerkungen
Arten von notariellen Beglaubigungen
Wie bereits erwähnt, kann eine notarielle Beglaubigung sowohl für eine Unterschrift als auch für eine Abschrift erfolgen:
Die notarielle Beglaubigung einer Unterschrift wird benötigt, um die Echtheit einer Signatur zu bestätigen. Das kann beispielsweise für Erklärungen an das Handelsregister oder das Grundbuchamt notwendig sein. In der Regel erfolgt die Unterschrift dabei vor Ort beim Notar, der die Echtheit durch seine Anwesenheit bestätigen kann. In manchen Fällen kommt auch eine nachträgliche Beglaubigung der Unterschrift in Frage, wobei hier zwingend eine persönliche Bestätigung des Unterzeichners beim Notar vorzulegen ist.
Die notarielle Beglaubigung einer Abschrift bezeugt die Übereinstimmung der Abschrift eines Dokuments mit der originalen Vorlage. Dazu muss dem Notar die Urschrift vorliegen. Notwendig wird eine solche notariell beglaubigte Kopie beispielsweise bei Zeugnissen.
Ein Notar ist ebenfalls dazu berechtigt, einfache Bescheinigungen zu beglaubigen. Diese werden normalerweise als simple Notarbescheinigungen bezeichnet und sind beispielsweise in folgenden Fällen notwendig:
- Satzungsbescheinigung für eine Organisation oder Gesellschaft
- Lebensbescheinigung, die angibt, ob eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt noch gelebt hat
- Bescheinigung über das Bestehen oder den Sitz einer juristischen Person oder Handelsgesellschaft, einer Umwandlung oder einer Firmenänderung
- Bescheinigung über eine Vertretungsberechtigung
- Bescheinigung über eine durch Rechtsgeschäft begründete Vertretungsmacht
- Eine Bescheinigung, welche die Vorlesungszeit einer privaten Urkunde bescheinigt und beispielsweise genutzt wird, um die Priorität von Erfindungen, Kompositionen, literarischen Texten, Formeln und ähnlichem zu sichern.
Wichtig zu wissen: Neben der notariellen Beglaubigung gibt es auch die amtliche Beglaubigung. Diese Bescheinigungen müssen nicht vom Notar ausgestellt werden, sondern können bei verschiedenen Behörden wie Rathäusern, Gemeindeverwaltungen oder Landkreisverwaltungen erfolgen. Welche Art von Beglaubigung im Einzelfall benötigt wird, kann in der zuständigen Behörde erfragt werden.
Wann ist keine notarielle Beglaubigung notwendig?
Prinzipiell ist es nicht falsch, sich für eine wichtige Unterschrift oder ein Dokument eine notarielle Beglaubigung ausstellen zu lassen. Jedoch ist dieser Aufwand nicht immer notwendig – häufig lassen sich die Kosten und der Gang zum Notar auch sparen. Folgende Situationen erfordern keine Beglaubigung vom Notar, auch wenn eine solche dennoch auch hier Unklarheiten und Anfechtungen entgegenwirken kann:
- eine Generationenvollmacht
- eine Betreuungs- oder Patientenverfügung
- ein Testament, in welchem Erbschaften geregelt werden
- eine Schenkung
Notarielle Beglaubigung oder notarielle Beurkundung – wo liegt der Unterschied?
Bei einer notariellen Beglaubigung prüft der Notar lediglich die Echtheit der Unterschrift oder der Abschrift eines Dokuments. Die notarielle Beurkundung umfasst weitere Leistungen, wie die Prüfung des Inhalts auf seine Rechtmäßigkeit. Der Notar steht in diesem Fall auch als beratende Instanz zur Verfügung und klärt über die Konsequenzen der Unterschrift auf. Notwendig ist eine notarielle Beurkundung beispielsweise beim Vertrag eines Immobilienkaufs.
Wie läuft eine notarielle Beglaubigung ab?
Da es sich bei der Beglaubigung lediglich um eine Bescheinigung der Echtheit einer Unterschrift oder eines Dokuments handelt, ist der Besuch beim Notar in der Regel nach kurzer Zeit abgehakt. Der Termin beim Notar läuft je nach Art und Weise des zu beglaubigten Dokuments unterschiedlich ab, folgt aber in etwa dem folgenden Schema:
- Im ersten Schritt einer notariellen Beglaubigung stellt der Notar zunächst die Identität des Beteiligten fest. Das erfolgt in der Regel durch das Vorlegen gültiger Ausweispapiere wie Personalausweis oder Reisepass.
- Soll eine Abschrift beglaubigt werden, prüft der Notar im nächsten Schritt die Abschrift des Originaldokuments auf ihre Echtheit und Übereinstimmung mit der Urschrift.
- Im Anschluss beglaubigt der Notar das Dokument – oder die Unterschrift – mit seiner Signatur.
Welche Kosten fallen für einen Notartermin an?
Die Kosten einer notariellen Beglaubigung sind im bundesweit einheitlichen Gerichts- und Notarkostengesetz festgelegt. Wie hoch diese ausfallen, ist von unterschiedlichen Faktoren, wie
- der Art der Beglaubigung,
- der Anzahl der Seiten des Dokuments,
- der Arbeit des Notars, beispielsweise das Überprüfen von Dokumenten sowie
- eventuell vom Geschäftswert der Urkunde
abhängig.
Die genauen Kosten werden dabei nicht vom Notar selbst festgelegt, sondern anhand des Gerichts- und Notarkostengesetzes berechnet. Für eine genaue Bestimmung der Kosten empfiehlt sich der Gebührenrechner der Bundesnotarkammer.