Ein Notar erklärt: Diese Pflichten haben Vereine trotz Corona
2.10.2020, 06:03 Uhr
Keine Feste, keine Ausflüge, und auch das gesellige Beisammensein fiel flach. Neben diesen schönen Aspekten des Vereinslebens müssen die Mitglieder und Vorstände in normalen Zeiten aber auch satzungsgemäße Pflichten wie Jahresversammlungen und Neuwahlen erfüllen. Mit Dr. Steffen Evers, der seit einem knappen Jahr Notar für Treuchtlingen und Pappenheim ist, haben wir darüber gesprochen, was die Vereine und ihre Führungen nun beachten müssen.
Aus Infektionsschutzgründen konnten viele Vereine in den vergangenen Monaten keine Jahresversammlungen abhalten. Wie lange dürfen solche Treffen verschoben werden?
Evers: Zunächst muss man feststellen, dass nicht jeder Verein auch zwingend jedes Jahr eine Mitgliederversammlung abhalten muss. Das ist je nach Vereinssatzung individuell geregelt. Wenn keine jährliche Sitzung vorgeschrieben ist, darf ein Vorstand ein Zusammenkommen nicht ewig hinauszögern, er muss seinen Mitgliedern ja Rechenschaft ablegen.
Derzeit ist die Corona-Situation mancherorts wieder etwas entspannter und größere, angemeldete Treffen sind möglich. Kann ein Vorstand ein Treffen dann trotzdem verschieben?
Evers: Wenn eine Jahresversammlung laut Satzung stattfinden muss, dann kann diese verschoben werden, vor allem, wenn große Menschenansammlungen gerade nicht möglich sind. Sollten die Treffen wieder möglich sein, dann muss der Vorstand eine Verschiebung begründen. Die Corona-Pandemie kann einen Grund zur Verschiebung darstellen, wenn aber unaufschiebbare Entscheidungen anstehen, müssen anderen Möglichkeiten gefunden werden, diese zu treffen.
Von welchen Möglichkeiten ist da die Rede? Auch digitale Treffen?
Evers: Ja, das wurde bereits am 27. März vom Bund im neuen "Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Covid-19-Pandemie" festgelegt. In Paragraph fünf hat der Gesetzgeber folgende Möglichkeiten geschaffen: Entweder kann die Versammlung digital stattfinden, über Video- oder Telefonkonferenz, oder über einen Chat.
Allerdings muss mindestens der Versammlungsleiter körperlich vor Ort sein. Trotzdem muss man dabei satzungsgemäß einladen, also etwa rechtzeitig oder schriftlich, mit der passenden Internetadresse für die Teilnahme. Die Entscheidung darüber trifft der Vorstand, je nachdem, ob es zum Verein passt.
Gibt es auch andere analoge Möglichkeiten der Entscheidungsfindung?
Evers: Die Mitglieder können vorher schriftlich ihre Stimme abgeben. Das kommt auf den Anlass an. Bei einer Vorstandswahl ist das meist recht einfach, da dort nur mit Ja oder Nein abgestimmt wird. Wenn es jedoch ein umstrittenes Thema zu diskutieren gibt, ist dieses Verfahren eher schwierig, da keine Meinungsbildung stattfinden kann.
Aber es ist auch möglich, eine Mischform durchzuführen: Ein Teil ist präsent vor Ort unter Einhaltung der Abstände, ein Teil ist per Video zugeschaltet, ein anderer Teil stimmt vorher schriftlich. Eine Sonderform hat der Gesetzgeber nun geschaffen: Anstatt einer Mitgliederversammlung kann die Beschlussfassung auch über ein Umlauf- oder Sternverfahren durchgeführt werden.
Dabei wird das Anliegen jedem Mitglied schriftlich mitgeteilt und um eine Rückmeldung gebeten. Hier müssen sich mindestens 50 Prozent der Mitglieder bis zu einem bestimmten Termin schriftlich melden, auch per E-Mail oder Chat, und der Beschluss muss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst werden.
Was geschieht, wenn der Vorstand sich weigert, eine digitale Versammlung einzuberufen, obwohl die Mitglieder das möchten und es sich anbieten würde?
Evers: Hier könnte dann der im normalen Gesetz vorgeschriebene Minderheitenschutz greifen. Wenn mindestens zehn Prozent der Mitglieder das wollen, können sie den Vorstand zwingen, eine virtuelle Versammlung zu machen. Aber es könnten auch zehn Prozent sagen, wir möchten die Sitzung vor Ort machen. Dann muss eben beides gleichzeitig durchgeführt werden. Eine gerichtliche Entscheidung dazu gibt es allerdings noch nicht.
Bei manchen Vereinen würden Neuwahlen anstehen. Wann müssen diese nun spätestens stattfinden?
Evers: Auch hier gibt es nun eine neue Regelung durch das Gesetz von März: Auslaufende Vorstandsämter bestehen solange fort, bis eine Abberufung oder Neuwahl stattfindet. Wenn etwa die vierjährige Amtszeit heuer auslaufen würde, bleibt der Vorstand trotzdem bis zur nächsten Wahl im Amt. Die Regelungen sind zunächst bis Ende 2020 beschränkt, aber das Bundesjustizministerium hat die Möglichkeit, sie um ein weiteres Jahr zu verlängern. Dennoch sollten Vereine so schnell wie möglich die Neuwahl durchführen. Die Regelung soll lediglich vermeiden, dass ein Verein führungslos wird.
Angenommen, ein Vorstandsmitglied tritt zurück oder muss aufhören – bis wann muss der Verein neu wählen?
Evers: Die Sonderregelungen gelten nur für die auslaufenden Vorstandsämter oder Mitgliederversammlungen. Ansonsten kommt es auf die Satzung an, wie viele Vorstandsmitglieder notwendig sind. Nach dem Gesetz reicht ein einziges Vorstandsmitglied, das nach außen führungsbefugt ist. Wenn man überhaupt kein Vorstandsmitglied ist, dann kann auf Antrag ein Notvorstandsmitglied vom Amtsgericht bestellt werden, aber das ist nicht so häufig.
Auch wenn ein Verein eine Jahresversammlung abhält, trauen sich vielleicht manche Mitglieder nicht, daran teilzunehmen, weil sie sich anstecken könnten. Wie viele Teilnehmer braucht es, damit eine Versammlung beschlussfähig ist?
Evers: Das kommt auch ganz auf die in der Satzung festgelegten Mehrheiten an. Nach dem Gesetz genügt eine anwesende Person, um beschlussfähig zu sein. Wer nicht selbst zu einer Versammlung gehen möchte, kann auch einen Bevollmächtigten benennen.
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